Ako ćete pismo poslati faksom, slijedite određena pravila prilikom sastavljanja tako da ga primatelj pročita i ne pošalje direktno u koš za otpad.
Instrukcije
Korak 1
Sastavite pismo u uređivaču teksta MS Word ili pomoću predloška koji se može odabrati u MS Publisher-u (s logotipom kompanije). Ako ćete slati tablice, prihvatljivo je koristiti i MS EXEL. Slike moraju imati.jpgG ekstenziju.
Korak 2
Veličina standardnog pisma poslanog faksom je jedna A4 stranica. Font - veličina najmanje 10 tačaka. Stoga nemojte širiti misli po drvetu tako da ne morate poslati pismo na nekoliko stranica. I ne pokušavajte smjestiti sve informacije za koje smatrate da su potrebne na jednu stranicu koristeći veličine fontova približne nuli.
Korak 3
Budite jasni i sažeti. Ako vašem adresatu trebaju dodatne informacije, informativne tabele, slike, on se neće ustručavati da vas o tome obavijesti brojevima telefona ili e-adresom navedenima u vašem pismu. Pišite samo o onome što bi moglo zanimati vašeg adresata. Ako vam je poslan zahtjev, odgovorite samo na njega.
Korak 4
U tekst nemojte umetati premale slike ili slike sa složenom grafikom, tako da vaš primalac nema bukvalno "zamagljen" utisak o vama, vašim uslugama i vašoj kompaniji.
Korak 5
Obratite se svakom primaocu imenom i imenom, čak i ako šaljete pisma faksom. Obavezno zahvalite primaocu na čitanju ovog pisma, a tek onda nastavite s izlaganjem podataka o vašoj robi ili usluzi ili odgovora na njegovo pitanje.
Korak 6
Ako se bavite komercijalnom poštom, pokušajte privući pažnju potencijalnog klijenta cijenama i popustima za svoju robu ili usluge, grafički ih ističući.
Korak 7
Po završetku pisma svakako izrazite nadu u daljnju suradnju. Navedite adresu, broj telefona / faksa i e-mail svoje organizacije (čak i ako ste ih već ranije naveli).
